Membres présents du Conseil d’Administration : Kevin Bleniat, Flavien Allard, Michaël Bouilloux, Paul Buret, Julien Bello, Thomas Bolusset, Jonathan Delannoye, Christophe Bel, Lionel Fauchart, Florian Guizzi, Olivier Mouchet, Sandy Verdan
Excusé-e-s : Simon Dall’Aglio, Frédérique Drouot, Amélie Fiocca
- Formulaire d’adhésion
Le formulaire est prêt et imprimé. Il sera distribué aux nouveaux membres.
- Refonte du logo
Paul Buret a contacté plusieurs illustrateurs.
Nous devons toutefois définir un cahier des charges pour cadrer nos besoins afin d’établir des devis.
Julien Bello propose que l’on demande un logo et une charte graphique.
Paul Buret va continuer à développer les contacts dans ce sens.
Il propose également de réfléchir à imprimer des cartes de membres.
Christophe Bel indique que l’association pourrait proposer aux adhérents des maillots (type Sport), pris en charge partiellement par les adhérents et par l’association, par exemple pour les tournois ou les animations. Cela pourrait aussi laisser un espace publicitaire pour nos partenaires.
- Nouveau site internet
Michaël Bouilloux indique qu’un site de test a été mis en place pour le développement du nouveau site.
Il continue de suivre les avancées du bénévole qui travaille sur le projet, et il préviendra le conseil d’administration des avancées.
- Cannes 2023
Lionel Fauchart annonce qu’il a pris un badge classique pour le festival, n’ayant pas reçu de réponse au sujet des badges proposés aux associations.
Julien Bello fait un état des lieux des préparatifs. Un contretemps est survenu concernant les logements, qui ne seront pas ceux prévus. Une solution de remplacement a été proposée mais les animateurs seront répartis sur 2 sites différents : la moitié vers la Marina, l’autre à l’opposé de la baie.
Nous attendons des précisions sur la composition des appartements pour finaliser la répartition des bénévoles dans les chambres et la liste des courses.
Il y aura 2 responsables des clés par site.
Nous avons également dû ajouter une voiture sur le plan de transport pour répondre à l’évolution de la liste des animateurs.
Flavien Allard indique ces derniers changements d’animateurs.
Julien Bello a récupéré la liste des courses de l’an dernier. Il s’en servira pour passer une commande en drive. Michaël Bouilloux lui propose d’envisager de faire 2 commandes séparées selon les possibilités de récupération pour les 2 différents sites.
Le trésorier rappelle que l’assurance de l’association couvrira bien les bénévoles sur place, mais que c’est l’assurance personnelle des conducteurs qui couvrira les véhicules.
Flavien Allard indique que Ludocortex a accepté le budget demandé de 2 500€, même si Christophe Boyer a remarqué que cela faisait un budget plus élevé que l’an dernier.
Le conseil d’administration rappelle que l’an dernier nous avons été largement déficitaires, et que l’inflation n’épargne personne.
Le conseil d’administration s’accorde également sur le forfait de participation demandé aux membres non bénévoles dont l’association va prendre en charge le transport.
Flavien Allard demande comment sera organisé le forfait de repas du soir.
Le président Kevin Bleniat propose de faire signer un papier pour justifier le remboursement des frais.
Le trésorier propose de demander les RIB des bénévoles pour les payer par virement : il exclut les paiements par chèques qui ont posé des problèmes par le passé.
Julien Bello et Frédérique Drouot vont valider que légalement nous pouvons faire un remboursement forfaitaire de 5€ par repas et par animateur.
- Figurines
Christophe Bel annonce qu’il y a maintenant au moins 18 joueurs de figurines réguliers. Ils savent exploiter l’espace et les tables disponibles. Toutefois, il propose d’anticiper les besoins de matériel et de stockage, notamment s’il faut équiper une table supplémentaire (tapis et décors).
Thomas Bolusset rappelle qu’il y a une autre malle à la MJC. Julien Bello confirme que celle-ci est pleine de décors. Le conseil d’administration réfléchit à utiliser de façon plus optimale ces possibilités de stockage.
Christophe Bel va s’occuper des décors restants dans la malle présente à la ludothèque, en contactant les figurinistes potentiellement intéressés. Kevin Bleniat verra ensuite avec Luc Rose pour organiser l’échange de malles.
La seconde malle pourrait servir au stockage des jeux d’animation.
- Organisation de la salle
Le président a reçu un appel de Luc Rose, responsable de la ludothèque, qui se plaignait de nouvelles incivilités à la suite de nos soirées jeux. Le personnel de la ludothèque a encore dû nettoyer les salles et les ranger.
Les membres du conseil d’administration veilleront à limiter l’accès à l’armoire. Des rappels seront faits dès les prochaines soirées.
La malle sera systématiquement rangée pour éviter qu’elle reste dans le passage.
Le président va demander à la ludothèque un plan des tables de la ludothèque pour les remettre en place convenablement.
Le conseil d’administration souhaite une meilleure participation et responsabilisation commune des membres, notamment pour ranger la salle en fin d’événements.
- Accueil des nouveaux membres
Nous n’avons pas de bons retours sur l’accueil des nouveaux membres. En outre, les gens qui arrivent après 20h15 ont généralement du mal à s’intégrer car les tables de jeux sont souvent lancées. Kevin Bleniat a encore eu plusieurs témoignages en ce sens.
Kevin Bleniat rappelle la proposition de Paul Buret de proposer des sélections de jeux par soirée.
Flavien Bello propose de prévoir une table destinée à des parties de jeux rapides, ou bien qui démarre plus tard.
Paul Buret propose de réserver une table avec une sélection de jeux sortis de l’armoire en début d’événement, et de libérer cette table d’accueil une demi-heure après, pour lancer une partie avec les éventuels retardataires.
Kevin Bleniat et Julien Bello estiment qu’on peut demander à des membres hors CA de participer à l’accueil des nouveaux.
Paul Buret propose d’organiser un tirage au sort pour répartir les membres sur les tables aléatoirement afin d’inciter des membres qui n’ont pas l’habitude de jouer ensemble de se rencontrer.
Julien Bello remarque que des demandes pour de nouvelles tables ont été faites.
Luc Rose lui a également confirmé que la salle était désormais réservée jusqu’à 23h pour nos après-midis jeux du samedi.
Le président redoute toutefois qu’avec une extension en soirée des adhérents souhaitent apporter à manger et à boire.
Un rappel par mail sera à faire avant d’officialiser l’allongement de nos événements du samedi.
- Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le jeudi 2 mars 2023.