Membres présents du Conseil d’Administration : Kevin Bleniat, Flavien Allard, Michaël Bouilloux, Paul Buret, Julien Bello, Frédérique Drouot, Thomas Bolusset, Amélie Fiocca, Christophe Bel, Simon Dall’Aglio, Lionel Fauchart, Olivier Mouchet
Excusé-e-s : Jonathan Delannoye, Sandy Verdan
1- Cannes 2023
- Transport
Michaël Bouilloux annonce que le transport se fera en voitures : les autres moyens envisagés étaient plus chers et moins pratiques.
Simon Dall’Aglio indique qu’il reste à ajouter Michaël Cabot et une vendeuse de Ludocortex dans le plan de transport.
Julien Bello va étudier la possibilité que l’assurance de l’association puisse prendre en charge les véhicules, conducteurs et passagers. Il va notamment demander si cela ferait un surcoût pour l’association.
Kevin Bleniat recommande de demander des copies des cartes grises et des permis de conduire des personnes concernées.
Thomas Bolusset rappelle que Luc Rose, de la ludothèque, nous avait conseillé de réaliser des ordres de missions.
Flavien Allard évalue le nombre de véhicules à 6. Le conseil d’administration espère qu’en utilisant notre assurance cela permette de changer de conducteurs.
- Animation
Flavien Allard ajoute que l’apprentissage des règles de jeux par les bénévoles progresse bien.
Simon Dall’Aglio a eu un retour de l’éditeur du jeu nommé Alice is Missing : plutôt que d’animer des parties du jeu en tout ou partie, il préfère que nous proposions des créations de personnages (la préparation du jeu) pour lesquelles il fournira un matériel adapté. L’éditeur vérifie avec le festival que cela leur convient. Il ne fera pas non plus d’animation du jeu de son côté. Comme l’association n’a pas encore eu confirmation de l’emplacement du stand de l’As d’Or, cela peut nous éviter les problèmes d’application mobile en cas de manque de réseau téléphonique.
Flavien Allard s’interroge sur le format des parties des jeux experts. Simon Dall’Aglio répond que c’est en cours d’étude. Une bonne piste semble être de proposer un départ plus rapide, ce qui permettra d’accélérer les parties tout en profitant d’une partie complète.
- Logistique
Flavien Allard se propose pour demander la liste de courses de l’an dernier à l’ancien président Charles Sablons. Toutefois, le trésorier Julien Bello vérifie s’il a déjà une facture détaillée de ce qui avait été commandé en drive.
Simon Dall’Aglio ajoute que Michaël Cabot rejoint les bénévoles et propose de préparer un des repas du soir pour tout le monde. Le conseil d’administration donne son accord.
- Budget
Simon Dall’Aglio évalue le budget de transport à environ 250€ par véhicule, ce qui ferait environ 1500€ globalement pour le transport. Cela ne prend pas en compte l’éventuel coût de l’assurance. Amélie Fiocca rappelle de prendre en compte les augmentations de prix, par exemple celui des péages.
Flavien Allard et Michaël Bouilloux rappellent que l’an passé le budget était de 5€ / personne par repas du soir. Amélie Fiocca regrette que tous n’aient pas pu bénéficier de ce remboursement pour autant.
Julien Bello constate que pour 2022, le budget du drive était de 360€, et que cela pourrait être rationalisé (par exemple en diminuant le budget pour l’eau). Toutefois, compte-tenu de l’inflation, le président Kevin Bleniat propose de convenir d’une enveloppe de 400€ cette année pour les provisions.
Sur la base d’un budget de 5€ par personne et par repas du soir, le conseil d’administration convient du montant à demander à Ludocortex. Néanmoins, il nous faut encore attendre des précisions sur les appartements pour savoir s’il y a besoin de fournitures supplémentaires (comme le papier toilette, etc.). Julien Bello rappelle ce que nous facturons déjà à Olibrius pour 1 animateur. Le conseil d’administration estime que cela nous servira de marge de sécurité pour l’équilibrage du budget.
Simon Dall’Aglio demande si cela pourrait être plus adapté de transmettre après le festival nos factures de transport et de repas à Ludocortex pour être remboursés de tout sans demander plus à la boutique partenaire. Le président Kevin Bleniat estime toutefois que, cette année, le fait de participer aux ventes nous autorise à prendre le risque nous aussi de faire des bénéfices sur cet événement. Paul Buret rappelle que cela pourrait compenser une partie du déficit dû à notre participation au festival de Cannes l’an passé.
- Badges associatifs
Le festival de Cannes propose 3 badges visiteurs par association enregistrée. Le conseil d’administration va en faire la demande.
2- Numéro Siret
Le trésorier Julien Bello demande au secrétaire si l’association dispose d’un numéro SIRET. Thomas Bolusset n’en a pas connaissance mais vérifiera dans les archives disponibles. Il fournira à Julien Bello le numéro RNA de l’association et le cas échéant le numéro Siret s’il existe.
3- RGPD
Amélie Fiocca annonce que les remarques effectuées par Thomas Bolusset sur Discord au sujet du document relatif aux RGPD seront prises en compte.
Simon Dall’Aglio demande que le conseil d’administration statue rapidement sur le contenu du formulaire d’adhésion qui sera fourni aux nouveaux adhérents.
Thomas Bolusset propose d’ajouter un lien vers le futur document RGPD et de clarifier l’obligation de cotisation. Cela pourra être complété par le règlement intérieur.
Les membres du conseil d’administration échangent au sujet des problèmes liés au droit à l’image. Il s’agit notamment de se souvenir de qui ne souhaite pas être pris en photo. Amélie Fiocca rappelle la législation : il n’y a pas de souci en cas de photo de groupe. Julien Bello rappelle qu’il essaie déjà autant que possible de masquer les visages des personnes sur les photos qu’il diffuse. En outre, les personnes concernées pourront demander à ce que les photos où elles apparaissent soient retirées ; cette démarche est d’ailleurs obligatoire avant une éventuelle poursuite judiciaire.
Thomas Bolusset remarque que le formulaire d’adhésion propose une nouvelle date pour la prise en compte d’une première cotisation pour l’année civile suivante. Le conseil d’administration discute de cette date et de son impact éventuel. Il retient finalement la date du premier octobre (01/10) pour correspondre à 1 trimestre. Ce changement devra bien être rappelé en cours d’année pour conseiller les nouveaux adhérents.
Thomas Bolusset propose également d’ajouter le lien vers le Discord dans l’en-tête du document, par exemple en contrepartie de la cotisation.
Amélie Fiocca souligne que l’association doit fournir un reçu dans le cas d’une cotisation réglée en espèces. Thomas Bolusset propose de le prévoir et l’intégrer en bas du formulaire d’adhésion.
4- Don de jeu
Un membre souhaite donner à l’association un jeu dont un ami n’a plus besoin : il s’agit de Zombicide Black Plague Green Horde avec différentes extensions.
5- Prochaines réunions
Le président propose de conserver pour le moment le rythme de 2 semaines pour examiner un maximum de sujets.
Les prochaines réunions auront lieu le jeudi 16 février 2023 puis le 2 mars 2023.
Amélie Fiocca, qui s’excuse déjà pour la date du 2 mars, propose de discuter du fonctionnement des commissions et notamment la possibilité ou non d’y inviter des personnes extérieures au conseil d’administration.