Membres présents du Conseil d’Administration : Kevin Bleniat, Flavien Allard, Michaël Bouilloux, Paul Buret, Julien Bello, Frédérique Drouot, Thomas Bolusset, Jonathan Delannoye, Simon Dall’Aglio, Lionel Fauchart, Florian Guizzi, Olivier Mouchet, Sandy Verdan
Excusé-e-s : Amélie Fiocca, Christophe Bel
1- Cannes 2023
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Transport
Les membres du conseil d’administration discutent de l’organisation du transport pour que les adhérents animateurs bénévoles se rendent à Cannes et reviennent.
Le train est exclu car le budget serait trop important.
L’option du voyage en car (Flixbus) est écartée car elle prendrait trop de temps.
Le choix se réduit à l’avion (plus rapide mais avec moins de bagages) et à la voiture (de location ou personnelle).
La décision finale sera certainement un mix avion/voiture. Cela sera défini avec les bénévoles se rendant sur place.
23 personnes ont répondu au questionnaire de Kevin Bleniat.
Il faut également compter une vendeuse de Ludocortex.
Simon Dall’Aglio va regrouper les contraintes exprimées par les bénévoles et il va mettre en place un groupe de discussion qui permettra de connaître les préférences des uns et des autres concernant le voyage en avion.
La conclusion et la commande de transport devrait avoir lieu en début de semaine prochaine (24 ou 25 janvier 2023).
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Logement
Le conseil d’administration examine les propositions d’appartements relayées par Ludocortex.
Une des options est choisie.
Flavien Allard compte demander à Ludocortex quel est le budget logement de cette année afin de comparer avec celui que nous avions l’an passé.
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Budget
Julien Allard indique que les appartement sont pris en charge par Ludocortex cette année, et que nous n’avons pas encore défini le montant que l’association allait lui demander pour notre prestation lors du festival.
Le trésorier précise que l’an passé, le budget des frais hors logement était d’environ 2500€.
Nous avons d’ores et déjà demandé 750€ à Olibrius pour 2023.
Outre le transport, l’association doit déterminer le type de prise en charge pour les repas. Cela sera impacté par le choix des moyens de transport (l’avion ne permettant pas d’apporter de plats préparés à l’avance).
Une option étudiée est de prévoir un budget alloué à chacun pour son repas du soir. À titre indicatif, l’association avait remboursé 8,50€ par personne en 2022.
2- Organisation du CA
Le président Kevin Bleniat propose de suivre la suggestion de Luc Rose de fonctionner sous forme de commissions pour travailler plus efficacement en réduisant le nombre d’intervenants par sujet, et travailler en parallèle.
Kevin Bleniat propose différents sujets de commissions, qui seraient encadrées chacune par 2 ou 3 membres du CA.
Les membres présents du conseil d’administration complètent les propositions de commissions et se répartissent.
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Cannes : Flavien Allard, Julien Bello, Michaël Bouilloux, Simon Dall’Aglio
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Alfest : Flavien Allard, Julien Bello, Paul Buret, Frédérique Drouot, Lionel Fauchart, Amélie Fiocca, Florian Guizzi, Sandy Verdan
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Ludilac (à confirmer après la prochaine réunion) : Julien Bello, Florian Guizzi, Olivier Mouchet
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Animations internes (soirées à thème, tournois, etc.) : Paul Buret, Simon Dall’Aglio, Lionel Fauchart, Florian Guizzi, Sandy Verdan
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Obligations légales et RGPD : Simon Dall’Aglio, Jonathan Delannoye, Amélie Fiocca
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Gestion de la ludothèque : Simon Dall’Aglio, Jonathan Delannoye
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Communication et image (site web, etc.) : Thomas Bolusset, Michaël Bouilloux, Paul Buret, Frédérique Drouot
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Rencontres ludiques (invitations de créateurs de prototypes, d’auteurs de jeux, etc.) : Kevin Bleniat, Michaël Bouilloux
En effet, Kevin Bleniat propose que l’on développe les partenariats avec des créateurs de jeux, des éditeurs, etc.
Flavien Allard évoque différents sujets qui ne nécessitent pas forcément de commission dédiée : le festival de Thônes, les gilets Annecy Ludique pour les animateurs.
Michaël Bouilloux va continuer à adapter l’organisation sur Discord pour avoir un canal de discussion par commission. Il va également améliorer la lisibilité de certains sujets comme l’ordre du jour des réunions.
Frédérique Drouot suggère d’organiser également les dossiers partagés par commission.
3- Prochaine réunion
Le président propose d’avoir des réunions toutes les 2 semaines. La présence de tous les membres du conseil d’administration ne serait pas nécessaire à chaque fois grâce au fonctionnement par commissions.
L’intégralité du conseil d’administration devrait se réunir tous les premiers jeudis du mois.
La prochaine réunion aura lieu le jeudi 2 février 2023.
Paul Buret propose d’en profiter pour discuter de la préparation de la soirée Saint Valentin, en espérant que cela ne nuise pas à la préparation de l’animation des jeux de Cannes.