Membres présents du Conseil d’Administration : Flavien Allard, Julien Bello, Thomas Bolusset, Sandy Verdan, Paul Buret, Olivier Mouchet
Invité : Kévin Bleniat
Excusés : Michaël Bouilloux, Frédérique Drouot, Simon Dall’Aglio
– Cannes 2023
Le partenariat continue avec le Festival International des Jeux de Cannes.
Christophe Boyer de Ludocortex s’occupe de la communication avec le Festival. Il attend également un retour concernant la réservation des logements des bénévoles. Nous saurons fin janvier le nombre de bénévoles nécessaires : a priori entre 18 et 26 personnes. Flavien Allard va refaire un point avec Christophe Boyer.
L’association doit s’occuper de la logistique en transport, nourriture ainsi que du planning des animations.
Nous avons également évoqué les différents tarifs facturés par l’association, à Ludocortex pour le stand de l’As d’Or et à Olibrius. L’année dernière, deux bénévoles étaient sur le stand d’Olibrius mais cette année il n’y en aura qu’une : le montant retenu est de 425 euros à valider avec Olibrius.
Nous verrons ensuite si une personne seule sera affectée pour rester sur ce stand ou si une rotation s’opérera. Olibrius avait apprécié la présence de Marion et nous demandait si elle souhaitait revenir cette année. Nous interrogerons la personne concernée pour connaître ses disponibilités et ses préférences concernant une présence uniquement sur leur stand ou la mise en place d’une rotation.
Pour la nourriture, différentes options sont étudiées.
Sandy Verdan propose de mettre en place un questionnaire à remplir par les candidats bénévoles afin de connaître leurs disponibilités, leurs moyens de transports (s’ils préfèrent se débrouiller ou s’ils souhaitent bénéficier du transport organisé par l’Association), leurs préférences pour la nourriture (organiser des équipes pour faire des sandwichs avec un drive à récupérer à l’arrivée à Cannes ou alors avoir une somme chacun, pour le séjour, même si elle n’est pas très élevée, qui serait une participation aux frais de restauration à condition de transmettre impérativement les justificatifs pour notre comptabilité).
Kevin Bleniat propose d’apporter son aide pour ce questionnaire. Il évoque la possibilité de créer un questionnaire en ligne afin de faciliter la prise en compte des réponses de chacun.
Il va le créer rapidement et nous le validerons tous ensemble.
Le planning des bénévoles sera communiqué en février.
– Assurances
Point important à vérifier au plus vite : quels sont les termes du contrat en cours ? Comment sont réglées les cotisations d’assurances : prélèvements mensuels ou prélèvement annuel ? Julien Bello a tous les documents et va rappeler l’assurance pour faire le point sur le contrat et sur les garanties, d’une part par rapport aux déplacements à Cannes et l’encadrement sur place, d’autre part pour la mise en place d’un prélèvement mensuel si celui-ci n’est pas activé.
Le trésorier va également demander l’attestation d’assurance responsabilité civile qu’il faudra fournir à la MJC.
De plus, il va récupérer auprès de Luc Rose un modèle de lettre de mission pour couvrir les transports des bénévoles.
– Assemblée Générale
Thomas Bolusset rappelle que l’Assemblée Générale aura lieu le 12 janvier 2023. Le courrier de convocation est en préparation.
Olivier Mouchet a préparé un prototype de trophée pour distinguer les anciens membres.
– Partenariat
L’APE de POISY nous avait contactés par Messenger (messagerie de Facebook). En fonction de notre agenda du début d’année, nous reprendrons contact avec eux pour voir ce que nous pouvons les aider à organiser : nous pouvons proposer d’amener des jeux et des animateurs.
– Soirée chez Véronique
Nous accordons un budget de 70 euros pour les frais de ménage suite au week-end du 10 et 11 décembre organisé dans son gîte, au cours duquel plusieurs membres de l’Association sont présents.
– Ludilac 2023
Le festival Ludilac aura lieu du 10 au 14 mai 2023. L’association participera notamment en fournissant des animateurs pour les différents événements.
Il y aura au moins 2 ludicroisières le mercredi.
Annecy Ludique est sollicitée pour l’animation de la soirée jeux du jeudi soir, avec la présence exceptionnelle de Bruno Cathala et d’une zone dédiée aux prototypes.
Le vendredi soir, il y aura une animation dédiée aux jeux de figurines, coordonnée par Christophe Bel en collaboration avec la boutique Les Mondes Fantastiques.
Le gros événement de jeux ouvert aux familles aura à nouveau lieu le samedi et le dimanche.
– Programme de la MJC
Il faudra impérativement définir les dates des événements en janvier et les communiquer à Luc Rose, afin que ces événements figurent dans le programme de la MJC qui sera distribué aux adhérents.
La discussion est en cours pour déterminer la date du prochain Alfest. Les retours des visiteurs de la dernière édition sont excellents.
– Prochaine réunion du conseil d’administration
La prochaine réunion du CA est fixée au 5 janvier 2023.