Membres présents du Conseil d’Administration : Flavien Allard, Michaël Bouilloux, Julien Bello, Frédérique Drouot, Thomas Bolusset, Sandy Verdan, Paul Buret, Olivier Mouchet
Invités : Kévin Bleniat, Florian Guizzi
- Retours sur la soirée Halloween
Paul Buret rappelle que tout s’est bien passé. Les participants n’ont fait que de très bons retours.
Frédérique Drouot propose que nous mettions en place un questionnaire de satisfaction pour recueillir leurs avis et propositions.
- Soirée de Noël
Sur le même modèle, Paul Buret et Sandy Verdan proposent une soirée spéciale pour Noël.
Pour cette soirée, les membres pourront venir déguisés.
Ils pourront également amener des gâteaux à partager en buffet.
La décoration pourrait se faire en rouge et vert, avec des papillottes.
Le conseil d’administration propose en budget global de 100€ maximum.
La date est fixée au jeudi 22 décembre pour éviter les dates où il manquerait trop de membres.
Frédérique Drouot propose de ramener une bouilloire.
La question est également posée d’utiliser une enceinte pour avoir de la musique. Toutefois il faudrait limiter le volume sonore pour le confort des joueurs.
Le secrétaire va informer les membres par un nouveau mail.
Thomas Bolusset propose d’en profiter pour rappeler les prochains événements de l’association.
- Tournoi Ark Nova
Julien Bello annonce qu’il reste 5 places disponibles.
- JDConv
Florian Guizzi rappelle que la convention démarre le samedi.
La communication sur l’événement a bien fonctionné : ils ont des réservations de stands, un food-truck sur place …
Mais ils manquent de bénévoles pour l’événement en physique.
Il y aura donc une nouvelle recherche de bénévoles dès la soirée jeu du soir
Michaël Bouilloux crée un salon “recrutement-bénévoles” sur discord pour ce genre de situation.
Thomas Bolusset va préparer le mail aux membres au plus vite pour intégrer cette recherche de bénévoles.
- Assemblée Générale
Le secrétaire propose de définir dès à présent la date de la prochaine assemblée générale.
Il s’agit notamment d’anticiper pour l’envoi de la convocation officielle.
La date est fixée au 12 janvier 2023.
Le secrétaire va intégrer l’information dans son mail.
Frédérique Drouot rappelle que le conseil d’administration voulait faire un clin d’œil aux membres inscrits à l’association depuis longtemps.
Thomas Bolusset rappelle que l’assemblée générale se composera du bilan moral de l’année passée (habituellement par le président sortant), le bilan financier, les votes de quitus de ces bilans, les projets pour l’année à venir, l’élection des nouveaux membres du conseil d’administration.
Le conseil d’administration propose d’ajouter au renouvellement les postes des membres du conseil d’administration absents.
Il y aura également des remerciements spécifiques pour la MJC des Romains.
- Récupération du matériel chez les anciens présidents
Flavien Allard a contacté Frédéric de Bovée et Charles Sablons pour savoir s’ils stockaient encore du matériel de l’association chez eux. Ils n’ont pas encore répondu.
Thomas Bolusset lui suggère de demander également à Franck Michaud, qui a été président entre eux deux.
- Cannes 2023
Flavien Allard attend également des nouvelles de Ludocortex et de Cynthia Rebérac au sujet de notre animation au prochain festival international des jeux.
Le festival avait exprimé son intention d’augmenter la surface du stand de l’As d’Or.
Le vice-président ajoute que Blam ne sollicite pas nos membres cette année.
Toutefois il y aura besoin de 2 animateurs supplémentaires pour Olibrius.
Les jeux pour enfants pourraient être laissés en libre service.
Les besoins pour le stand de l’As d’Or étaient de 16 animateurs bénévoles l’an passé.
- ALFest 2023
Flavien Allard a préparé une liste des préparatifs pour la tenue de notre prochain festival.
Cette liste sera à compléter.
Il a partagé au conseil d’administration le lien vers ce fichier via discord.
- Adhésions
Julien Bello constate que l’association compte à ce jour 126 membres à jour de cotisation, dont 49 nouveaux dont la cotisation est valable pour 2023.
Le conseil d’administration propose de reconduire son système de cotisation pour l’année prochaine.
Julien Bello et Paul Buret proposent que l’on prépare un formulaire d’adhésion afin de présenter l’association aux nouveaux membres qui veulent s’inscrire.
- Plaquette de la MJC des Romains
Julien Bello va se renseigner auprès de Luc Rose, afin de vérifier quand nous devrons transmettre notre agenda pour apparaître dans la prochaine édition de plaquette de notre partenaire.
- Site internet
Michaël Bouilloux informe le conseil d’administration qu’il a reçu un devis d’une première agence pour un montant de 4000€.
Il n’a pas eu de réponse de la seconde agence contactée.
Le conseil d’administration convient que nous devons encore affiner nos besoins.
La discussion sur l’évolution du site va être poursuivie sur discord, d’autant plus que l’association peut avoir les compétences dans ses forces vives.
Michaël Bouilloux est en lien avec Sébastien Gaspard, le président fondateur de l’association qui avait mis en place nos premiers outils informatiques.
Michaël Bouilloux et Paul Buret pourraient obtenir prochainement les pleins droits d’administration du site.
- Prochaine réunion du conseil d’administration
La prochaine réunion du CA est fixée au 8 décembre 2022.
Les sujets de discussion porteront notamment sur Ludilac 2023, le logo, des gilets pour les animateurs, etc.