Membres présents du Conseil d’Administration : Flavien Allard, Michaël Bouilloux, Julien Bello, Frédérique Drouot, Thomas Bolusset, Sandy Verdan, Paul Buret, Olivier Mouchet
Invités : Christophe Bel, Florian Guizzi, Kévin Bleniat
- BILAN ALFEST 2022 :
L’Alfest a été un succès. Il y a eu une belle affluence (environ 650 personnes). Les visiteurs étaient très satisfaits et nous avons eu de bons échos de la part de nos membres également.
* Jeu de Rôle :
Concernant le Pôle Jeu de Rôle, 6 parties se sont déroulées le samedi, dont 2 sur Château Aventure qui plait beaucoup : ce jeu est inspiré des jeux vidéos d’aventures textuels mais également des jeux PC datant des années 80.
Tour à tour, les joueurs prennent une décision qui va influencer le cours de leur histoire.
Florian Guizzi demande s’il est possible d’acheter Château aventure pour continuer à faire de l’initiation.
Nous pourrons effectivement prévoir de l’acheter prochainement.
Gros succès pour la Murder Party : beaucoup de demandes tout au long du week-end. L’idée est de continuer à développer ce concept.
Il faudrait prévoir plus de tables et de maîtres de jeu éventuellement pour les prochaines années concernant le Jeu de Rôle au vu de l’affluence de cette année.
Florian Guizzi propose d’instaurer des tournois JDR qui pourraient se dérouler sur 4 jeudis de suite par exemple.
* Figurines :
C’est un bilan positif avec beaucoup de curieux, peu de joueurs, et pas de compétition (en 2 contre 2 avec des équipes aléatoires) ce qui a permis de mieux prendre le temps d’expliquer ce qu’est le jeu de figurines aux visiteurs.
Forte affluence mais revoir peut-être l’installation la prochaine année car l’espace était un peu « caché », pas très accessible.
Christophe Bel prévoira dans l’organisation future plus d’explications, plus de personnes pour présenter les plateaux ainsi que de la peinture sur figurine.
Il voudrait également développer des tournois.
* Animations :
Dans l’ensemble, les visiteurs ont pu jouer et passer un bon moment, mais du côté Annecy Ludique nous constatons que nous avons mal anticipé la forte affluence et notre mauvaise communication auprès de nos membres nous a laissé un peu démunis par moments.
Pour l’année prochaine, il faudra constituer de véritables équipes de bénévoles avec un planning et une tâche précise pour mieux accueillir le public et pour éviter que certaines personnes se retrouvent à tout faire.
* Buvette :
On a gagné un peu d’argent, avec le succès des gaufres (qui prennent néanmoins de la place en stock).
Sur la journée du dimanche, 600 euros de recette, en ce compris la vente des jeux Ludocortex pour un montant de 350 euros.
Les hot-dogs sont plus simples à faire et se vendent mieux que les sandwichs.
Le Coca Zéro se vend moins bien que le Coca-Cola classique : nous n’en achèterons plus à l’avenir.
Les bières et limonades ArtMalté, première petite fabrique artisanale de bières créée à Annecy, ont été très appréciées.
Concernant les règlements, Julien Bello va interroger la Banque pour savoir quelle serait la meilleure solution pour de prochains événements (lecteur de carte ou autre) et connaître les coûts.
Il faudra également séparer le paiement de la buvette et celui de la braderie pour éviter des confusions.
Pour la prochaine édition, nous communiquerons davantage afin d’avoir une meilleure organisation et nous établirons des plannings en fonction des disponibilités des bénévoles.
Il y aura ainsi plus de rotations à la buvette, ce qui sera plus agréable pour les bénévoles.
* Communication :
Flavien Allard pense que la communication numérique a beaucoup mieux fonctionné que la communication papier.
Le site internet de l’ALFEST créé par Paul Buret était une très bonne idée. Il a permis de centraliser toutes nos communications et nous pouvions visualiser le nombre de visiteurs sur le site.
Nos réseaux sociaux se sont également révélés très utiles.
À l’avenir, nous pourrons imprimer beaucoup moins de flyers et communiquer sur l’événement plus en amont.
Il faudra penser à inclure un QR code la prochaine fois pour simplifier les liens internet.
Plusieurs organismes ont relayé les informations sur l’Alfest :
-gps du roliste par l’association française du jeu de rôle
-agenda ludique
-supverti.fr
-éditeurs des tournois : Cocktail Game, Lucky Duck Game, Iello
-office du tourisme d’Annecy
-vide-grenier.org
-FMR, Radio Plus,
* Tournois :
Les trois tournois se sont très bien déroulés. Il faudra envisager éventuellement une personne de plus pour aider dans la gestion de l’animation. Les participants étaient satisfaits. Il est envisageable d’organiser un tournoi de plus l’année prochaine.
* Braderie :
Très gros succès mais il faudra repenser la disposition et la gestion de la braderie, car il y avait des confusions avec la buvette et des embouteillages.
Le mieux serait de prévoir un espace dédié avec une équipe dédiée.
Concernant les jeux de Ludocortex, nous allons proposer une commission de 20 % (400 euros reversés à Ludocortex).
* Remarques diverses :
En raison de la forte affluence, Paul Buret a demandé si nous ne devions pas réfléchir à un service de sécurité pour le prochain évènement.
Nous allons rediscuter ensemble de la date de l’ALFEST au vu du calendrier des festivals ludiques qui tombe à la même période (forte concurrence).
Plusieurs sujets sont à étudier :
-Envisager une plus grande salle ?
-Optimiser l’espace en occupant la petite cour à l’extérieur de la MJC ?
L’année prochaine, si nous fixons la date rapidement, la MJC pourra faire figurer l’événement sur sa plaquette 2023.
Nous allons prévoir de refaire le site d’Annecy Ludique et centraliser toutes les informations dessus pour faciliter l’accès aux informations.
Pour le prochain Alfest, les bénévoles devront avoir un signe distinctif, par exemple des t-shirts Annecy Ludique afin que les visiteurs puissent les repérer facilement dans la salle.
Il faudrait notifier à l’AG qu’Annecy Ludique ne peut continuer à fonctionner que si les personnes qui souhaitent occuper un poste au CA s’investissent réellement lors de nos grands évènements (comme l’ALFEST).
Il faudra revoir notre organisation pour encourager et encadrer des équipes de bénévoles, bien définir qui a droit ou non à des « tickets » pour manger et boire gratuitement à la buvette parmi les bénévoles. Nous instaurerons des tickets afin d’éviter un déséquilibre et que certains se servent à répétition.
- AUTRES SUJETS :
* Nous allons créer une feuille récapitulative pour les codes internet (site, réseaux sociaux, mails etc…)
* JDCONV
Prochainement aura lieu la JD CONV organisée par Florian Guizzi.
C’est un festival ludique avec des conférences de créateurs, des tables rondes de discussions sur les jeux de rôle, les jeux de plateaux et les jeux de figurines.
La JD CONV se tiendra les 19 et 20 novembre 2022.
L’entrée sera de 1 euro.
Florian souhaiterait trouver quelques animateurs à Annecy Ludique.
* Mixité
Le CA parle de remélanger les figurinistes et les joueurs de plateaux le jeudi soir pour éviter les isolements, et ainsi retrouver de la mixité dans nos soirées.
* Soirée Halloween
Paul Buret va organiser la première soirée Halloween de l’association depuis plusieurs années.
Il propose une décoration de la salle avec des nappes noires et oranges, une section buffet sucré avec des gâteaux faits par les membres et quelques bonbons.
Les membres pourront se déguiser s’ils le souhaitent.
100 /150 euros de budget est alloué pour l’achat de la décoration de la salle (réutilisable en grande partie).
* Site internet
Le sujet de la refonte du site est revenu et nous allons accélérer sa réalisation car cela devient urgent pour renouveler notre image et notre moyen de communication.
Michaël Bouilloux propose de relancer le sujet auprès des membres et de réactiver ses demandes de devis auprès d’éventuelles agences de communication.
Julien Bello a également dit qu’il allait voir pour des devis concernant la refonte du logo de l’association (qui commence à se faire un peu vieillot).
* Future AG
Il faudra bien rappeler aux adhérents et aussi aux membres de l’AG quand elle se déroulera, son but et comment elle se déroule afin de bien débuter 2023.
Nous en profiterons pour mettre à l’honneur certains membres en fonction de leur ancienneté et de leur implication dans la vie associative d’Annecy Ludique.
- Prochaine réunion du conseil d’administration
La date de la prochaine réunion du conseil d’administration est fixée au jeudi 17 novembre 2022.