Compte-Rendu du Conseil d’Administration du jeudi 26 septembre 2022

Membres présents du Conseil d’Administration : Julien BELLO, Flavien ALLARD, Paul BURET et Sandy VERDAN
La réunion est effectuée en vocal à distance, via discord.
Le sujet principal de cette réunion est l’organisation de l’Alfest.

  • Communication Alfest :

Radio H2O et ODS : en l’absence de Charles Sablons, Flavien Allard propose de s’occuper de contacter les radios locales pour la communication.

Avoir un signe distinctif serait bien pour permettre aux visiteurs de nous trouver facilement.
Nous pourrons prévoir des tee-shirts avec le logo de l’Association pour l’année prochaine.
Pour cette année, l’idée serait d’avoir un badge par exemple.
Julien Bello va contacter My Ludo pour la communication de la date de l’Alfest.

Il faudra que les responsables de groupe commencent à recruter des volontaires qui souhaiteraient apporter leur aide sur le week-end de l’Alfest, pour la buvette, pour les tournois, pour les explications de règles, etc…

  • Buvette :

Le Grand Annecy a bien pris en compte notre demande d’avoir des Eco Cup.
La demande est en cours de traitement, nous devrions les avoir pour l’événement.
Julien va faire l’inventaire de la nourriture et des boissons que nous avons en stock afin que nous puissions définir les achats complémentaires à effectuer.
Julien va contacter Lucie de Play In pour connaitre les tarifs qui peuvent être appliqués pour la vente des différents snack et boissons.
Julien va également contacter Luc pour l’éventuel prêt de la machine à hot dog.

  • Site internet :

Le site sera mis à jour prochainement par Paul dès réception des textes de Florian et Christophe concernant les activités qu’ils supervisent.
Paul attend également la confirmation des éditeurs pour l’envoi des jeux qui seront utilisés pour les tournois. Les temps de réponse sont allongés en raison des nombreux autres événements dans l’univers du jeu qui ont lieu cette saison.
Paul demande si nous avons des nappes en stock. Nous allons les compter jeudi pour que les tables soient plus jolies lors de l’Alfest.

Pour les trois tournois de jeux de plateau, Paul va peut-être prévoir de mettre en place des préinscriptions, principalement pour les personnes qui découvrent l’association, avec un horaire à respecter.

Julien va recevoir les flyers et les affiches ce mardi 27 septembre et en déposer dans les boutiques partenaires. Nous allons cibler les centres culturels pour les affiches et quelques boutiques en ville (Momie BD, etc…). Le surplus sera distribué au Festival Octogone de LYON ce week-end.
Julien propose d’inviter Marie Grand Jeu qu’il va contacter.

  • Président :

Renouvellement des membres du CA : 6 membres changent chaque année.
Charles va garder son rôle de Président jusqu’à la prochaine Assemblée Générale de janvier 2023.

  • Convention partenaire avec la MJC :

Flavien va appeler Luc pour en discuter. Les sujets principaux sont :
* L’adresse de l’Association ;
* La réception du courrier ;
* Le paiement d’une cotisation pour l’utilisation des locaux lors d’événement comme l’Alfest ;
* Les modalités de mise en place de buvette lors des événements (autorisations, etc…).

  • Logo :

Julien évoque le nom de plusieurs illustrateurs, l’idée serait de les contacter prochainement pour créer une nouvelle identité visuelle pour l’Association.

  • Banque :

Julien a un nouveau rendez-vous le 7 octobre à la Banque pour discuter des derniers points à mettre en place.

  • Prochaine réunion :

Les sujets à aborder seront notamment les suivants :
* Alfest : nous envisageons de décaler la date du festival pour les prochaines années, en novembre par exemple, pour éviter de chevaucher tous les autres festivals qui ont lieu en cette période et ainsi attirer plus de monde.
* Drive : nous allons discuter de l’organisation et du rôle de chacun pour que les différentes sections soient complétées de manière régulière.
* Cannes : la mise en vente des billets a débuté, nous allons devoir communiquer sur l’événement très prochainement et prendre contact avec Christophe de Ludocortex.

 

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