Membres présents du Conseil d’Administration : Flavien Allard, Michaël Bouilloux, Julien Bello, Frédérique Drouot, Thomas Bolusset, Sandy Verdan, Paul Buret
Invité : Florian Guizzi
Excusés : Christophe Bel, Olivier Mouchet, Simon Dall’Aglio
La réunion est effectuée en vocal à distance, via discord. Le sujet principal de cette réunion est l’organisation de l’Alfest.
- Alfest : Inventaire pour la buvette
Julien Bello a établi la liste des boissons que nous avons en stock.
Il ajoute que la MJC a évoqué la possibilité d’avoir une tireuse à bière avec ArtMalté.
Il nous reste également quelques snacks. Julien Bello va se rendre à Métro pour évaluer nos besoins pour la préparation de hot-dogs et autres. Il va également regarder les produits frais (fruits par exemple).
Il va également se renseigner sur la possibilité d’amener les provisions avant l’Alfest.
Flavien Allard et Paul Buret listent le matériel disponible dans la cuisine de la MJC.
Julien Bello propose d’avoir des prix ronds pas chers pour la buvette de l’Alfest. Le conseil d’administration approuve.
- Alfest : Animations
Flavien Allard annonce que nous devrions avoir au moins deux auteurs de prototypes, dont celui du jeu The Great Race.
Frédérique Drouot regrette que les volontaires potentiels ne souhaitaient pas encore s’engager sur les horaires d’animation. Le conseil d’administration reconnaît qu’on ne devrait pas manquer de bras et que cela pourra être résolu sur place avec les membres présents.
Julien Bello rappelle que l’entrée se fera par l’arrière du bâtiment et que nous n’aurons pas besoin d’immobiliser des gens à l’étage.
- Alfest : Jeux de rôles
Florian Guizzi est au point sur la préparation de ses jeux de rôles.
Il demande s’il sera possible de récupérer la boîte de Château Aventure à l’avance.
Ce sera possible. Toutefois le jeu fourni par l’éditeur Iello devra leur être retourné ensuite.
La murder party est prévue pour 5 joueurs.
Florian Guizzi va fournir les informations nécessaires à Paul Buret pour que les joueurs intéressés puissent trouver sur le site les informations pour réserver leur place.
- Alfest : Tournois
Paul Buret annonce que tous les éditeurs fournissent des jeux pour les tournois de jeux de société.
Il ajoute qu’il n’y a pas encore beaucoup d’inscriptions pour le moment.
- Alfest : Communication
Toutefois, le site a enregistré 500 visites en 20 jours, de façon régulière.
Flavien Allard propose de continuer la pause d’affiches et de flyers.
Il va relancer les radios ODS et H2O qui n’ont pas encore répondu.
La radio FMR va parler de l’Alfest sur son antenne.
Nous allons récupérer leur bannière pour communiquer à leur avantage sur le site et les réseaux sociaux.
L’association pourra se servir des anciennes banderoles.
Par contre, le conseil d’administration actuel ne sait pas où se trouve le stock de t-shirts Annecy Ludique.
Julien Bello suggère de demander les casquettes de la MJC.
Le secrétaire Thomas Bolusset va envoyer un mail de rappel.
- Alfest : Logistique
L’ouverture de l’Alfest étant prévue à 14h, l’installation se fera à partir de 10h le samedi.
Frédérique Drouot demande si une compensation est prévue pour les bénévoles.
Flavien Allard confirme que des tickets pour la buvette seront distribués comme habituellement.
Paul Buret demande comment seront amené les jeux depuis la ludothèque.
Frédérique Drouot se propose de s’occuper de ceux qu’elle avait sélectionnés.
La salle de la MJC comprend 2 étagères.
Une devrait être réservée pour la braderie.
Julien Bello précise que Ludocortex a demandé à en profiter pour mettre plusieurs de ses jeux à la braderie : Flavien Allard et lui vont s’en occuper. L’association récupérera une commission sur les ventes de ces jeux.
Paul Buret suggère de mettre des gommettes dans les boîtes de jeux de l’association pour les identifier pendant le festival.
- Alfest : Jeux de figurines
Julien Bello indique avoir reçu 2 inscriptions payantes.
Cela n’inquiète pas Christophe Bello qui peut adapter le format de jeu en fonction du nombre de participants.
- Adhérents
Les trésoriers Julien Bello et Frédérique Drouot ont analysé les adhésions à l’association.
Frédérique Drouot remarque que l’association compte des membres présents depuis au moins 8 ans à l’association.
La question est posée au conseil d’administration de trouver une façon de les remercier.
Julien Bello propose de les mettre à l’honneur à l’occasion de la prochaine assemblée générale.
Sandy Verdan évoque la possibilité d’une dixième cotisation gratuite.
Julien Bello indique que l’association compte actuellement 118 membres à jour de cotisation.
La question de la place pour jouer se pose toujours.
Avec la nouvelle convention, nous devrions avoir accès officiellement à la ludothèque, et nous aurons peut-être également la salle un samedi de plus par mois.
- FIJ de Cannes 2023
Flavien Allard a appelé Ludocortex pour discuter de l’organisation pour le prochain Festival International des Jeux de Cannes.
Cynthia Rebérac a évoqué la possibilité de donner plus d’importance au stand de l’As d’Or, mais sans que cette nouvelle forme soit décidée.
Flavien Allard avait confirmé que l’association pouvait trouvé plus d’animateurs.
Par contre, le nombre d’animateurs devrait être fixé rapidement pour confirmer les logements.
Une solution pour ces logements devrait être proposée prochainement par Ludocortex (qui souhaite récupérer la TVA facturée).
L’association va demander aux éditeurs Blam et Olibrius s’ils souhaitent également des animateurs cette année.
- JDConv 3.0
Florian Guizzi présente la convention autour du jeu et du fantastique qui aura lieu du vendredi 18 au dimanche 20 novembre à la salle René Honnoré du gymnase sous Aléry de Cran Gevrier et en ligne sur discord.
Cette convention est née en 2020 sous l’impulsion de joueurs. Après 2 éditions entièrement en virtuel, c’est la première fois qu’elle pourra avoir lieu en physique.
Les invités spéciaux de cette année comprendront au moins les auteurs de Naheulbeuk.
Florian Guizzi avait déjà discuté avec le président Charles Sablons : l’association Annecy Ludique est partenaire de la convention JDConv.
Nous participerons à l’animation des jeux de société et à la communication.
Le programme comprend :
- tables rondes
- jeux de rôles
- initiation aux jeux de figurines avec Christophe Bel et les Mondes Fantastiques
- concert
- escape game
- restauration
- jeux de société avec Annecy Ludique
- Soirée Halloween
Cette soirée aura lieu jeudi 3 novembre.
Paul Buret prévoit l’achat de décoration réutilisable, comme des nappes noires et oranges.
Il propose un buffet de bonbons et gâteaux et une soirée déguisée.
Les derniers détails de l’organisation seront décidés lors de la prochaine réunion du conseil d’administration le jeudi 27 octobre.
- Week-end chez Véro
Véronique Herscovici a prévenu de son intention d’organiser un nouveau week-end jeux en décembre.
- Tournoi Ark Nova
Annecy Ludique organise un tournoi officiel du jeu Ark Nova le 4 décembre à la MJC.
Les 2 vainqueurs seront qualifiés pour la finale qui aura lieu au Festival International des Jeux de Cannes 2023. Ils bénéficieront également de bons de 40€ de jeux Super Meeple.
Julien Bello souligne qu’il a déjà reçu beaucoup de demandes de participation de personnes extérieures à l’association.
Il faudrait entre 9 à 12 boîtes de jeux.
L’éditeur Super Meeple annonce le retour en stock du jeu fin octobre.
Le conseil d’administration s’interroge sur la possibilité de demander une participation aux frais (PAF) pour financer l’achat de jeux ou pour d’autres lots.
Le conseil d’administration évoque la possibilité de faire une PAF de 10€, ou gratuite pour ceux qui amèneraient une boîte de jeux pour le tournoi.
- Prochaine réunion du conseil d’administration
La prochaine réunion du CA est fixée au 27 octobre 2022.