Membres présents du Conseil d’Administration : Flavien Allard, Michaël Bouilloux, Julien Bello, Frédérique Drouot, Thomas Bolusset, Sandy Verdan, Paul Buret, Olivier Mouchet
Invités : Christophe Bel, Florian Guizzi
La réunion est effectuée en vocal à distance, via discord. Le sujet principal de cette réunion est l’organisation de l’Alfest.
- Jeux de figurines
Christophe Bel a prévu d’organiser des parties de découverte sous la forme d’un tournoi se déroulant le samedi après-midi et le dimanche. La fin des parties est prévue à 17h, avec une remise des lots à 17h30. Christophe Bel remettra un règlement succinct qui sera remis à chaque participant. Le nombre de joueurs prévu est de 24, qui se répartiront sur 6 tables (dont 2 seront achetées par l’association).
Flavien Allard demande des précisions sur le format de jeu. Il s’agira de rencontres (davantage tournées vers la découverte et le partage que la compétition) Warhammer Age of Sigmar, en 4 parties de 2 contre 2 avec 1000 points d’armée.
Le conseil d’administration valide la demande d’une participation aux frais de 5€ (ce qui représente beaucoup moins que les tournois habituels) pour engager les joueurs inscrits à venir. Cette participation pourra servir à l’achat de lots intéressants. Le trésorier Julien Bello précise que le règlement de cette PAF pourra se faire par virement ou chèque. Christophe Bel demande le nouveau RIB de l’association afin de le mettre à disposition des joueurs intéressés par une adhésion à l’association ou l’inscription à l’Alfest.
Christophe Bel a déjà mis en place une adresse mail dédiée alfigs@gmx.fr
Julien Bello informe qu’un devis a été demandé à la boutique Les Mondes Fantastiques pour 2 ensembles de tapis et décors. Le montant du devis est de 412,03€. Ce montant ne comprend pas les plateaux eux-mêmes. Christophe Bel s’est renseigné sur les tarifs dans différentes enseignes de bricolage ; les tarifs sont généralement plus chers si on fait retailler des planches plus grandes. Le trésorier propose d’allouer un budget global de 500€, accepté par le conseil d’administration. Il va valider le devis au plus vite pour s’assurer d’avoir le matériel à temps. Christophe Bel propose de s’occuper des planches : Julien Bello rappelle qu’il faudra une facture au nom de l’association pour être remboursé.
En ce qui concerne l’installation de la zone figurines pendant l’Alfest, Flavien Allard propose de placer ces tables dans l’endroit habituel le long de la salle, ou sinon dans la salle de l’étage. Comme plusieurs nouveaux membres du conseil d’administration ne sont pas familiers des locaux de la MJC des Romains, Julien Bello et Christophe Bel proposent d’aller les visiter. Flavien Allard va contacter Luc Rose pour savoir s’il a des photos des locaux ou s’il y a possibilité de visiter.
- Jeux de rôles
Florian Guizzi pense proposer des séances de jeux de rôle d’initiation le samedi après-midi (en univers médiéval fantastique), et pour joueurs confirmés en soirée (en univers moderne surnaturel). Il propose également l’organisation d’une « murder party » le samedi soir s’il y a suffisamment de place, ainsi que l’acquisition du jeu « Château Aventure » pour un public plus jeune. Le conseil d’administration donne son accord pour cet achat.
Il restera à fixer le nombre de joueurs. Actuellement Florian Guizzi est le seul maître du jeu à s’être engagé : les besoins en place sont donc (temporairement) d’1 table et 6 chaises.
- Communication en ligne
Paul Buret propose de créer un site internet dédié à la communication sur l’Alfest, où nous pourrons renseigner le programme au fur et à mesure. Le conseil d’administration donne son accord. Les logos des boutiques partenaires pourront apparaître.
- Supports physiques de communication (flyers, affiches)
L’association a conservé 2 kakemonos et 7 grandes affiches des années précédentes (à l’époque où nous organisions l’Alfest avec les Joyeux Chaotiks). Florian Guizzi déclare qu’il pourra prêter du matériel d’éclairage ou de sonorisation si besoin.
Thomas Bolusset explique que la boutique partenaire Playin demande qu’il n’y ait pas de logo de boutique sur les flyers et affiches, afin de ne pas faire de publicité pour des concurrents.
Les anciens membres du conseil d’administration se souviennent que les anciens flyers avaient été imprimés via vistaprint. Flavien Allard donne l’estimation de 32€ pour 1000 exemplaires. Le conseil d’administration discute du nombre nécessaire d’affiches : 100 en A3 ou peut-être 50 en A3 et 50 en A4. En effet, le festival Octogônes approche et Sandy Verdan évoque la possibilité d’en laisser là-bas.
Le conseil d’administration parle de la possibilité de faire un tractage. Thomas Bolusset rappelle que par le passé le conseil d’administration n’avait pas été convaincu de l’efficacité de la distribution de flyers en ville. Flavien Allard ajoute qu’après 3 ans sans possibilité d’activité, le public devrait être plus intéressé cette année.
- Autres supports de communication
Paul Buret propose de demander à apparaître dans l’agenda du site de la ville d’Annecy. Frédérique Drouot ajoute qu’il y aura une demande de buvette à faire également auprès de la mairie. Flavien Allard remarque qu’un vice-président a la possibilité d’effectuer cette demande (il commence la démarche).
Julien Bello a fait une demande de 350 éco-cup auprès du Grand Annecy. Il faudra demander une consigne d’1€ par éco-cup. Il faudra peut-être ajouter leur logo.
Julien Bello recommande de s’enregistrer également sur le site Subverti (utilisé notamment par la chaîne “Un Monde de Jeux”). Flavien Allard acquiesce en recommandant d’attendre d’avoir des visuels.
Paul Buret évoque aussi le blog d’Hina, un de nos membres.
Les membres du conseil d’administration pensent que le président Charles Sablons dispose des contacts des radios locales ODS et H2O. Il y aurait peut-être également moyen de contacter la chaîne de télévision TV8 Mont Blanc.
Florian Guizzi a des adresses de contacts auprès de sociétés d’affichage sur le Grand Annecy. Mais cette option payante (environ 2000€ par campagne d’affichage) est écartée par le conseil d’administration.
- Braderie
Paul Buret lance la discussion sur l’organisation de la braderie / bourse aux jeux de société. Le conseil d’administration propose d’autoriser seulement les membres à proposer des jeux à vendre, mais que l’achat soit ouvert à tout le public.
Paul Buret connaît un site web spécialisé sur les braderies, où nous pourrons aussi faire notre publicité.
Michaël Bouilloux recommande d’installer la braderie du côté de la buvette afin de garder les jeux sous surveillance.
- Tournois de jeux de société
Paul Buret propose un tournoi de découverte du jeu Happy City le samedi après-midi, ainsi qu’un tournoi de Dune Imperium le samedi soir ou le dimanche (avec inscription). Les éditeurs n’ont pas encore donné de réponse.
Paul Buret propose que l’association investisse dans une boîte de chaque jeu, qui servirait pour jouer lors des tournois et comme lot. Le trésorier Julien Bello confirme que l’association en a les moyens. Thomas Bolusset ajoute que les boutiques partenaires seraient peut-être d’accord pour participer. Le conseil d’administration se prononce pour.
Le conseil d’administration renonce par contre à demander une participation à l’inscription de ces tournois.
Michaël Bouilloux estime que 2 parties seraient suffisantes pour le tournoi de Dune Imperium.
- Inviter des auteurs de jeux locaux
Julien Bello informe qu’un ancien membre du conseil d’administration se renseigne actuellement auprès de Bruno Cathala pour savoir s’il serait disponible pour venir sur le festival. Toutefois, il est déjà très sollicité cette saison.
Thomas Bolusset va contacter Marc Paquien ainsi que Bénédicte pour l’éditeur Blam!
Julien Bello propose également le nom des frères Hesling (auteurs d’”Oriflamme” notamment). Il va demander à Morgane Clidi si elle a leur contact, et sinon à David Lanero. Il évoque aussi Serge Mascadar, auteur de “Seeders from Sereis : Exodus”, qui devrait être présent à Octogônes. D’autres auteurs qui viennent à l’occasion sur Annecy seront peut-être présents.
- Buvette
Julien Bello pose les questions essentielles sur ce qui sera proposé à manger et à quels tarifs. Frédérique Drouot rappelle que le respect des conditions d’hygiène sera primordial. Paul Buret propose alors de privilégier des préparations toutes prêtes. Flavien Allard rappelle que précédemment nous proposions des barres chocolatées, des sandwiches et des hot-dogs.
Julien Bello demande qu’il y ait en permanence un membre du conseil d’administration pour tenir la caisse. Flavien Allard propose de choisir tout de suite un responsable pour la buvette. Julien Bello se porte volontaire. Il va commencer par effectuer un inventaire de ce qui nous reste.
- Animations
Julien Bello demande qui serait responsable pour la partie animation. Il s’agirait notamment de s’occuper de trouver les animateurs bénévoles et organiser la gestion du public. Frédérique Drouot est volontaire pour ce poste.
Paul Buret propose de profiter des prochaines soirées jeux pour que nos membres puissent tester les différents jeux de notre armoire.
- Prochaine réunion du conseil d’administration
La date de la prochaine réunion du CA sera décidée dès que ses membres auront suffisamment avancé sur leurs tâches respectives.