Compte-Rendu du Conseil d’Administration du jeudi 5 mai 2022

Membres présents du Conseil d’Administration : Charles Sablons, Flavien Allard, Michaël Bouilloux, Julien Bello, Frédérique Drouot, Thomas Bolusset, Sandy Verdan, Paul Buret, Olivier Mouchet, Paul Koenig

Représentant de partenaire présent : Luc Rose (Ludothèque et MJC Forum des Romains)

Membre excusé : Fabien Faletto

 

Flavien Allard a eu l’occasion de discuter avec Fabien Faletto qui s’excuse de ne pas pouvoir être présent pendant encore quelques temps pour les réunions.

Le vice-président discute avec Luc Rose de l’organisation des échanges de jeux “1 pour 1” à la Ludothèque.

 

  • Ludilac 2022

Luc Rose rappelle que le week-end de jeux autour de la Ludothèque aura lieu les 21 et 22 mai 2022. La ville prendra en charge l’installation et la location du grand chapiteau, mais elle ne votera la subvention pour l’événement de la MJC que le 23 mai.
L’ouverture au public (familial) se fera de 10h à 19h le samedi et de 10h à 18h le dimanche.
Le samedi soir, l’espace enfance sera fermé. Une animation musicale aura lieu à la “taverne” (sur le parking, à côté des jeux en bois et babyfoot). Une soirée jeux se tiendra ensuite sous le chapiteau principal (chauffé et éclairé), jusqu’à minuit au plus tard.
Le dimanche soir, le rangement est prévu de 18h à 20h, avec ensuite un repas en commun pour remercier les bénévoles présents.

L’association est invitée à fournir au moins 2 ou 3 bénévoles le samedi et le dimanche. Ces personnes seront prises en charge en repas et boissons sur les demi-journées où elles animeront.
Les animations concernées seront essentiellement les jeux de plateaux (familiaux), mais les personnes devront aussi se montrer polyvalentes pour dépanner aux jeux vidéos (en intérieur, le dimanche), au secteur enfance ou au bar.
Un escape game maison se tiendra dans la petite salle.
Le montage se fera le vendredi à partir de 9h. Les bénévoles seront les bienvenus également. Le repas du midi est prévu en commun.
Le président Charles Sablons doit fournir à Luc Rose au plus tard mardi 10 mai la liste des bénévoles de l’association (hors organisateurs déjà référencés) sur les différents créneaux horaires.

Les ludicroisières auront lieu le mercredi 25 mai. Il reste des places l’après-midi, mais celle du soir est déjà complète.
En soirée, il n’y a pas de repas prévu mais des planches seront disponibles, notamment grâce à une collaboration avec des producteurs de fromage du Semnoz.
Un pot de remerciement aura lieu plus tôt, le midi, pour remercier les partenaires du festival.

 

  • Assemblée générale de la MJC des Romains

L’assemblée générale de la MJC aura lieu lundi 9 mai à 18h30.
Toutefois, l’association n’aura pas le droit de vote car les précédents présidents n’ont pas renouvelé notre adhésion !
L’adhésion pour les associations est de 43€ pour une année scolaire (comptant de septembre à septembre).
Julien Bello régularisera la situation par chèque dès la semaine prochaine.

Luc Rose rappelle que l’ancien bâtiment de la MJC devrait bientôt être détruit. La MJC réfléchit au projet de rénovation, avec la possibilité de créer des annexes. La ludothèque retournera certainement dans le nouveau bâtiment, et souhaiterait mettre l’accent sur la convivialité (par exemple avec un bar à jeux).
Une phase de consultation des membres présents aura lieu à partir de 19h30 environ, afin d’établir les besoins pour ce nouveau bâtiment, qui devra remplacer l’ancien et ouvrir en septembre 2025 ou en 2026.

 

  • Achat de jeux

Paul Koenig prête actuellement des dés personnels pour les animations de jeux de rôle.
Il propose que l’association investisse dans 2 ensembles de dés si les sessions de jeux de rôle se pérennisent. 

 

  • Bilan financier de Cannes 2022

Frédérique Drouot et Julien Bello ont fait un point précis des dépenses liées au déplacement au Festival International des Jeux de Cannes 2022.
Il manque plusieurs justificatifs de repas pour boucler les comptes.

Le déficit global est de 515,14 €.

Les factures n’ont pas encore été envoyées à la boutique et aux éditeurs pour lesquels nous avons animé : le trésorier attend que Charles Sablons contacte les éditeurs Blam et Olibrius pour savoir s’ils veulent offrir eux-aussi un bon cadeau de 50 € de jeux aux bénévoles.

Les postes de dépenses principaux sont : les logements (environ 3200 €), les véhicules (environ 1500 €, dont la location, l’essence et les péages) et la nourriture (437 € de courses et 439 € de remboursement de repas).

Les trésoriers attirent l’attention du conseil d’administration sur le fait que les bénévoles ont aussi dépensé de leur poche environ 500 € en repas : l’association a effectué des remboursements sur la base de 8 € par repas.

 

  • Repas pour les animateurs bénévoles de Cannes 2022

Le conseil d’administration décide d’un budget de 500 € maximum pour l’organisation d’un repas de remerciement pour les 23 animateurs bénévoles.
Il faudrait trouver un restaurant proposant si possible des menus qui permettent de prévoir facilement le budget. Michaël Bouilloux crée un fil Discord à cet effet.
La possibilité de se joindre au repas devrait être ouverte aux autres membres le désirant, sous réserve qu’ils paient leur part.

 

  • Banque

Les trésoriers Julien Bello assisté de Frédérique Drouot ont fait le point avec l’agence BNP mercredi 4 mai.
Elle est chère et peu accommodante avec les associations, même si nous payons actuellement un abonnement mensuel de 11 € au lieu de 40€. Il y a aussi 90 € annuels de frais de gestion.

Dans un souci de comparaison, Julien Bello a eu de bons contacts avec une agence CIC.
Cette banque propose un forfait mensuel de 12,05 €, avec 3 à 6 mois offerts à l’adhésion, sans frais de gestion à long terme.
Elle propose aussi de meilleurs moyens de paiement pour les associations, avec notamment un QR code vers une page de paiement électronique dédiée, l’accès à un livret qui rapporte, une carte de dépôt gratuite ou une seconde carte de crédit pour 2 € par mois.

Le conseil d’administration vote en faveur du changement de banque.

 

  • Assurance

Le CIC propose également des solutions d’assurance pour les associations (qui pourraient par exemple permettre de couvrir les bénévoles non-adhérents).
Julien Bello fera le point prochainement avec notre assureur actuel MAIF.

 

  • Liste des jeux de l’association

Flavien Allard n’a pas retrouvé la liste des jeux de notre armoire.
Charles Sablons va en imprimer une nouvelle à jour.

 

  • Prochaine réunion du conseil d’administration

La date de la prochaine réunion du conseil d’administration n’est pas encore déterminée.
Elle sera discutée via Discord.

 

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