Compte-Rendu du Conseil d’Administration du jeudi 7 avril 2022

Membres présents du Conseil d’Administration : Charles Sablons, Flavien Allard, Michaël Bouilloux, Julien Bello, Thomas Bolusset, Simon Dall’Aglio, Olivier Mouchet

Membres excusés et représentés : Frédérique Drouot, Sandy Verdan, Paul Buret

Membres et partenaires excusés : Paul Koenig, Luc Rose (Ludothèque et MJC Forum des Romains), Lucie Bezio-Mari (Playin by Magic Bazar)

Le secrétaire Thomas Bolusset a essayé de contacter Fabien Faletto mais n’a pas encore eu de réponse de la part de ce membre du conseil d’administration.

 

  • Assurance

Julien Bello est volontaire pour examiner avec notre assureur MAIF les modalités de la couverture de nos membres et de notre public (pendant les manifestations, pendant les déplacements pour s’y rendre), pour le matériel de l’association (jeux, fond de caisse) et le matériel personnel, s’il y a une différence selon les locaux utilisés ou si le déplacement a lieu pour le compte d’un tiers.

 

  • Déclaration en préfecture

Le président demande confirmation au secrétaire que nous avons bien les informations requises pour déposer la composition du nouveau conseil d’administration de l’association.
Thomas Bolusset rappelle aux autres membres que cette déclaration se fait maintenant sur le site de la préfecture.
Comme pour les années précédentes, il a préparé le compte-rendu de l’assemblée générale et du conseil d’administration avec les votes pour la composition du nouveau conseil d’administration.
La liste des membres de ce conseil d’administration comprend les postes, noms, prénoms, nationalités, professions et adresses.

 

  • Achat de jeux

Michaël Bouilloux va mettre à jour la liste des jeux de l’association en ajoutant ceux récupérés grâce à l’animation du stand de l’As d’Or à Cannes.

Le conseil d’administration propose de cibler les prochains achats de jeux pour un public plutôt familial, mais aussi en fonction de la place qu’ils vont prendre dans notre espace de stockage limité.
Le président insiste sur le fait d’essayer de répartir ces achats entre les 3 boutiques partenaires locales.

Charles Sablons rappelle qu’il est utile de noter quels jeux sont utilisés lors de nos différentes animations et manifestations.
Toutefois, la liste a disparu de son emplacement dans l’armoire.
Flavien Allard constate que les jeux qui sortent le plus souvent lors des soirées jeux sont des classiques (comme Dominion, Splendor, 7 Wonders), puis des jeux d’ambiance (tel Fiesta de los Muertos) et quelques jeux plus récents (Oriflamme, It’s a Wonderful World) …

Julien Bello s’interroge sur l’utilité de garder les extensions de certains jeux, car elles sont moins souvent utilisées que les jeux de base (par exemple celles de 7 Wonders) et elles ne servent pas pour les animations.
De plus, les extensions occupent souvent de la place supplémentaire.
Il faudrait donc voir lesquelles peuvent être rangées dans les boîtes de base (par exemple celles d’Abyss).

Michaël Bouilloux va relancer les membres du conseil d’administration sur Discord pour compléter les propositions d’achats de jeux.
Le délai sera de 2 semaines avant de valider cette liste (soit le 22 avril 2022).
Les achats seront ensuite répartis entre les 3 boutiques partenaires.

 

  • Ludilac 2022

Une réunion d’organisation aura lieu la semaine prochaine (le jeudi 14 avril 2022).

Toutefois, le conseil d’administration estime qu’il y aura certainement besoin d’animateurs pour le week-end des 21 et 22 mai et pour les Ludicroisières du 25 mai.
Nous pourrons donc commencer à demander à nos membres qui sera volontaire pour aider à l’animation.

 

  • Debrief financier de Cannes

Ce bilan financier n’est pas encore finalisé, même s’il est déjà établi qu’il sera en déficit.

Julien Bello, nouveau trésorier, demande confirmation des différents éléments qui lui permettront d’établir les factures pour Blam, Ludocortex et Olibrius (raison sociale, adresse, montant, intitulé de la prestation).
Charles Sablons va lui transmettre les informations manquantes.
Thomas Bolusset rappelle que les anciennes trésorières peuvent aussi aider à établir la forme de la facture.

Julien Bello rappelle également la suggestion de Luc Rose lors de la précédente réunion, de prévoir des ordres de mission pour les membres qui se déplacent, et des conventions pour contractualiser nos engagements.
Simon Dall’Aglio peut fournir des modèles de conventions.
Julien Bello va également se renseigner auprès de la Ludothèque.

Une sortie au restaurant est évoquée pour remercier les bénévoles ayant animé à Cannes.
Toutefois, le président demande à reporter cette question tant que nous ne savons pas exactement de quelle ampleur est le déficit de notre participation à Cannes cette année.

Bénédicte, de Blam, a confirmé que l’éditeur est satisfait de nos animateurs de Cannes et souhaite travailler à nouveau avec nous.
Le président Charles Sablons rappelle qu’il préférerait que nos animateurs puissent être davantage mobiles, voire interchangeables, entre les différents stands que nous animons.

Ludocortex a offert un bon d’achat de 50€ aux animateurs de son stand.
Olibrius a offert à ses animateurs un exemplaire de son jeu Nouvelles Contrées, nommé à l’As d’Or.
Dans l’idée que tous les animateurs soient traités de la même façon, Julien Bello demande si Olibrius pourrait accepter de payer un peu plus.
Charles Sablons va se renseigner sur la faisabilité auprès d’Olibrius et de Blam.

 

  • Fiches de postes

Suite aux questions de plusieurs membres du conseil d’administration sur son fonctionnement, le président Charles Sablons souligne l’importance d’établir des fiches de postes, afin que chacun puisse transmettre le mieux possible son savoir-faire dans les différentes tâches qu’elle ou il réalise pour l’association.

 

  • Renouvellement des membres du CA par moitié

L’article 11 des statuts de l’association prévoit que les membres du conseil d’administration soient élus pour 2 ans et renouvelés par moitié tous les ans.
Or, cette année il a fallu élire ou confirmer 9 personnes sur les 12 membres.
Thomas Bolusset est volontaire pour remettre son mandat en jeu l’an prochain.

Le conseil d’administration propose d’attendre de s’approcher des prochaines échéances électorales pour statuer sur l’utilité de réduire la durée d’autres mandats.

 

  • Demande d’animateurs pour Blam

Blam a exprimé le besoin d’animateurs pour Paris Est Ludique (week-end des 2 et 3 juillet 2022).
Il faudrait prévoir de partir le vendredi et revenir le lundi.
Nous ne savons pas encore exactement s’il s’agirait d’engager des animateurs ou l’association qui fournirait des animateurs.

Toutefois, le conseil d’administration est d’accord sur le principe et proposera cette animation aux membres de l’association.

 

  • Partenariat avec le site Philibert

Le site de vente de jeux de société Philibert propose des réductions pour les membres des associations partenaires.

Charles Sablons rappelle l’attachement de l’association aux boutiques locales.

Toutefois, plusieurs membres ne trouvent pas chez nos partenaires certains jeux exclusifs ou en importation.
La majorité des membres présents ou représentés approuve la démarche de partenariat avec le site Philibert.
Flavien Allard va se renseigner sur les démarches à réaliser.

 

  • Prêts de jeux

Le conseil d’administration discute de la possibilité de prêter nos jeux aux membres.
Ce ne serait pas de la location, mais il faudrait certainement demander une caution aux emprunteurs.
Charles Sablons rappelle le fonctionnement du prêt de jeux à la Ludothèque.
Le point le plus problématique nous semble être la vérification du jeu au retour.

Julien Bello propose d’associer les membres à cette réflexion, pour discuter des attentes, des modalités sur ce sujet.
Michaël Bouilloux propose de poser cette question via notre Discord.

 

  • Coffre-fort numérique

Julien Bello a mis en place un coffre-fort numérique pour conserver les informations de connexions importantes.
Il remarque que nos vieux outils en ligne, mis en place par Sébastien Gaspard avec les moyens de l’époque, nous obligent à devoir compter sur lui lorsqu’il faut partager certains droits d’administration.
Thomas Bolusset confirme qu’il avait bien récupéré la plupart des droits de modification des sites, mais qu’il ne peut pas ajouter d’utilisateur pour gérer le site.

Julien Bello propose que l’association se dote d’une adresse gmail pour pouvoir reprendre la pleine propriété des fichiers partagés (par exemple la liste des membres).
Le conseil d’administration discute également de la possibilité de faire développer un nouveau site internet.
Michaël Bouilloux va commencer à étudier les possibilités et va demander aux membres leurs attentes sur un nouveau site (par exemple la liste dynamique des jeux disponibles au prêt).

 

  • Prochaine réunion du conseil d’administration

La date de la prochaine réunion du conseil d’administration n’est pas encore déterminée.
Elle sera discutée via Discord.

 

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