Présents : Charles Sablons, Fabien Faletto, Flavien Allard, Frédéric de Bovée, Julien Bello, Lionel de Carvalho, Olivier Mouchet, Thomas Bolusset
Présents via Discord : Julien Campy, Sophie Gardinal
Excusé : Michaël Bouilloux
- Thônes 2021
Julien Bello rapporte au conseil d’administration que l’animation s’est très bien passée.
Notre stand a surtout animé des jeux pour de nombreux enfants.
Les organisateurs du festival de Thônes nous ont demandé de revenir l’année prochaine. Toutefois, nous ne sommes pas sûrs de pouvoir mobiliser des bénévoles tous les mercredis de l’été.
Sur place, il manquait à nos animateurs le matériel et accessoires d’animation, ou la bâche Annecy Ludique, qu’ils n’avaient pas eu le temps de récupérer.
Les animateurs proposent d’utiliser des gilets pour être plus visibles.
Une autre proposition est d’entreposer le matériel d’animation dans un box à louer. Un devis a été demandé à Home Box. Actuellement, plusieurs membres du conseil d’administration ont ou peuvent proposer un lieu de stockage pour le matériel de l’association ; le point sensible est de pouvoir le récupérer avec un minimum de contraintes.
Les animateurs peuvent fournir une facture pour être remboursés des frais de déplacements (ticket d’essence). L’assurance de l’association les couvre pendant ces déplacements.
Julien Bello est volontaire pour devenir le nouveau référent pour le festival de Thônes. Ses coordonnées seront fournies avec la facture qui sera adressée à Thônes par les trésoriers.
- Ludilac 2021
Les membres du CA présents affirment que l’événement s’est bien passé également.
Ils ont trouvé que c’était assez calme les matins, mais qu’il y avait plus de monde les après-midis, et moins le soir (5 à 6 tables en intérieur).
En journée, cela se déroulait en extérieur. Le public était surtout des familles habituées de la Ludothèque : il n’y avait pas besoin de beaucoup d’explications de règles pour les jeux. Côté jeux de figurines, Frédéric de Bovée a constaté qu’il avait du public envoyé par la boutique partenaire Les Mondes Fantastiques.
Certains animateurs étaient identifiables par des casquettes de la Ludothèque. Ils ont pu parler de l’association aux joueurs.
La restauration a été très appréciée.
Frédéric de Bovée regrette que les panneaux de fléchage de l’événement n’étaient pas plus visibles en ville.
- Gilets
Si l’association fait des gilets pour les animateurs, cela pourrait permettre de faire moins de tailles différentes.
Cela nous laisserait aussi la possibilité de vendre les t-shirts blancs restants aux membres (le prix de vente initial était de 20€). Dans ce cas, il faudrait prévoir de faire des factures ou des reçus pour la comptabilité.
Julien Bello et Lionel de Carvalho se portent volontaires pour étudier les possibilités et obtenir des devis.
- Alfest 2021
La date approchant, le président Charles Sablons convient qu’il n’est plus raisonnable de maintenir un événement public.
Lionel de Carvalho propose de profiter de la réservation de la MJC pour faire un week-end jeux pour les membres de l’association, comme l’an passé.
Cela serait le week-end du 23 octobre 2021, à la MJC.
Pour la restauration, il apparaît clairement que la situation sanitaire ne permet pas de faire un buffet canadien où chacun partage ce qu’il apporte avec tous les autres.
Plusieurs solutions sont évoquées : avoir un serveur unique, mettre des gants à disposition, organiser toute la préparation du buffet, ou demander à chacun de prévoir sa propre nourriture en complétant juste avec des en-cas sucrés.
Lionel de Carvalho se porte volontaire pour étudier différentes possibilités et faire des propositions au conseil d’administration.
Fabien Faletto rappelle qu’il serait bon de savoir pour combien de personnes prévoir à manger.
- Tombola
Le conseil d’administration fait un point sur les jeux les plus susceptibles d’être offerts. Charles Sablons énumère les jeux et note ceux que les uns ou les autres souhaitent “sauver”.
La tombola pourrait se faire par tirage au sort le week-end prévu pour l’Alfest.
Un courrier électronique pourrait être envoyé aux membres pour s’inscrire à la tombola.
Par la suite, Charles Sablons préparera une liste des jeux restants, afin de noter les parties faites dans l’année à venir. Cela permettra d’identifier de façon claire ceux qui sont effectivement utilisés.
- Cotisations
Un membre en cours d’inscription renonce à payer sa cotisation.
Ceux qui n’avaient pas pu payer l’an dernier peuvent encore le faire.
- Inventaire
Le président Charles Sablons souhaite établir un inventaire de tout ce que l’association possède et qui est actuellement stocké dans différents lieux.
Il a ajouté un onglet à cet effet dans un fichier partagé par le conseil d’administration.
Il prévoit d’effectuer cet inventaire avec Frédéric de Bovée.
- Divers
Le secrétaire Thomas Bolusset propose de rappeler la réduction proposée aux membres par le nouveau partenaire les Mondes Fantastiques dans le courrier électronique qui sera envoyé pour parler de l’Alfest et de la tombola. Le conseil d’administration encourage à rappeler toutes les réductions.
Lionel de Carvalho propose que l’association se procure de nouvelles eco-cups plus personnelles.
Il rappelle sa proposition de contacter les différentes communes associées d’Annecy Commune Nouvelle pour faire jouer d’autres Annéciens et prospecter d’autres possibilités de créneaux dans d’autres salles alentour.
- Prochaine réunion du conseil d’administration
La date de la prochaine réunion du conseil d’administration n’est pas encore déterminée. Elle sera discutée via Discord selon les actualités.