Présents : Luc Rose (pour la MJC des Romains), Charles Sablons, Flavien Allard, Franck Michaud, Olivier Mouchet, Quentin Ferrouillet, Sophie Gardinal, Thomas Bolusset
Excusés : Fabien Faletto, Frédéric de Bovée, Lucie Bezio-Mari, Michaël Bouilloux
- Bilan de Cannes
Le bilan complet est reporté à une réunion ultérieure lorsque plus de membres ayant participé au festival seront présents.
Les premiers retours sont plutôt positifs.
Flavien Allard propose de mélanger davantage les jeux pour les enfants et pour le grand public dans le même espace afin d’éviter l’isolement de l’animateur des jeux pour enfants, comme cela a pu être ressenti à certains moments.
Michaël Bouilloux propose de mieux partager les responsabilités entre les animateurs, afin de mieux répartir les tâches pour l’organisation interne de l’équipe.
Des discussions ont commencé avec Cynthia Rebérac, commissaire général du festival, à propos de l’avenir.
Il y a des restes (lait, bières sans alcool, etc.). Certaines boissons pourront servir lors de notre prochaine après-midi spéciale.
Franck Michaud va faire un inventaire des victuailles ramenées ainsi qu’un point sur les jeux de démonstration, au cas où il faille demander des SAVs.
L’association n’a ramené qu’1 exemplaire de démonstration de chaque jeu nommé.
Christophe Boyer de Ludocortex a proposé de vendre notre exemplaire de démonstration du jeu Gloomhaven à un de ses clients en échange d’un avoir/bon d’achat, ce qui nous permettrait d’acheter de nouveaux jeux. La proposition est acceptée à l’unanimité des membres présents (8 votes pour, 0 abstention, 0 contre).
- Après-midi jeux du 14 mars
La Ludothèque a fait part de son besoin d’utiliser la salle lors de l’après-midi du 14 mars entre 11h et 18h pour son évènement « apéro-jeux », prévu depuis plusieurs mois depuis l’impression du programme annuel de la Ludothèque. Luc Rose avait essayé d’alerter l’association par mail fin 2019.
Luc Rose rappelle qu’il ne nous a demandé la salle qu’1 seul jeudi soir en 4 ans, le jeudi pendant le festival de Cannes, pour dépanner une autre association qui se retrouvait au dernier moment sans salle pour accueillir une conférence.
Luc Rose a réfléchi à plusieurs solutions, comme nous allouer la salle deux samedis de suite.
Toutefois, il propose plutôt de regrouper nos deux événements du 14 mars.
Cette proposition est acceptée.
La Ludothèque a prévu d’amener les boissons et d’installer le buffet dans le grand hall.
Notre association va proposer à nos adhérents d’apporter une chose à manger, à l’image de ce qui est déjà proposé par la ludothèque ou lors de nos propres buffets canadiens.
L’espace de la ludothèque, la grande salle et la petite salle seront disponibles pour jouer tous ensemble.
Il faut que nous fassions passer l’information aux adhérents.
Luc Rose propose de reprogrammer par la suite ce genre d’événements communs qui sont bénéfiques pour les deux associations.
- Ludilac
Ludilac aura lieu du 13 au 20 mai 2020 avec le temps fort du 16 et 17 mai dans le cadre des Haras.
Les ludicroisières auront lieu le 20 mai.
Le lieu des Haras nous est ouvert cette année seulement, car ils devraient ensuite rester fermés pour travaux pendant 2 ans.
Les 16 et 17 mai, une tente d’environ 20m x 10m (extensible) sera installée dans la cour des Haras pour accueillir éditeurs et boutiques.
Il y aura des prises électriques à disposition ainsi que l’autorisation de vendre sur place.
Plusieurs zones ont été définies : centre Kapla, espace figurines, jeux en bois, petite enfance, jeux de rôle, jeux de société, 2 concerts, éditeurs, boutiques et prototypes.
La décision de la mairie ayant été donnée tardivement, Luc Rose nous demande d’activer rapidement nos réseaux afin d’attirer des éditeurs. Thomas Bolusset va contacter Thibaut François ainsi que les “joueurs du vendredi”. Il va également partager aux autres membres du conseil d’administration la plaquette fournie par Luc Rose, à l’intention des éditeurs invités.
Il y aura une croisière avec cocktail le samedi à 20h, réservée aux professionnels.
Les principales informations à donner sont : 250 euros pour un stand de 10m2 environ pour les deux jours, avec 1 repas offert le samedi et le dimanche, une croisière offerte pour les professionnels et bénévoles du festival le 16 au soir. Des places seront également disponibles gratuitement pour les créateurs de prototypes. Ce week-end rassemble au minimum 6 000 visiteurs pendant ces deux jours. Il reste environ 8 places.
Si nous trouvons un éditeur intéressé, Thomas Bolusset peut relayer l’information auprès de Luc Rose.
Luc Rose a déjà un contact avec Florian Guizzi pour le jeu de rôle.
Une équipe extérieure est prévue pour assurer le montage et démontage des installations (comme les tentes de la ville).
Les Haras sont généralement ouverts de 10h à 22h.
Les horaires prévus seraient de 11h à 20h le samedi, et de 11h à 18h le dimanche.
Les premiers éléments de communication seront normalement prêts vers le 15 mars.
Le budget alloué par la ville est en hausse à l’occasion des 20 ans du festival : il augmente de 4000€ pour atteindre 12000€.
Il reste à déterminer comment sera gérée la partie restauration, sachant que le Ouistiti à Roulettes tient la buvette des Haras pendant cette saison.
Luc Rose nous invite aussi à proposer des tournois.
- Tournoi Warhammer Underworlds
Quentin Ferrouillet demande à Luc Rose si l’association peut disposer de la grande salle le samedi 4 avril pour l’organisation d’un tournoi Warhammer Underworlds.
Thomas Bolusset confirmera cette demande par mail.
La réponse devrait avoir lieu autour du 10 mars.
- Thônes
Le festival « jeux m’amuse » propose à nouveau un partenariat avec notre association.
Lucie Bezio-Mari a appelé l’organisateur pour présenter notre nouvelle équipe. Elle pourra nous donner des détails ultérieurement sur cet échange d’informations.
- ALFest 2020
La date du prochain ALFest est fixée avec la MJC des Romains aux 17 et 18 octobre 2020.
Thomas Bolusset a confirmé cette date à nos anciens partenaires des Joyeux Chaotiks.
Charles Sablons rappelle qu’il est important de préparer l’affiche plus tôt.
- Jeux de l’association
Notre armoire n’est pas suffisante pour ranger tous les jeux de l’association.
La question se pose notamment en raison de l’arrivée des jeux de démonstration ramenés du Festival International des Jeux de Cannes, dont les volumineux Gloomhaven et Root.
Franck Michaud propose de faire un tri dans l’armoire de jeux. Il fait passer une liste du dernier inventaire de jeux (il manque ceux de Cannes + Kingdom Builder Big Box) afin que les membres du CA commencent à identifier les jeux à garder et ceux dont on doit se séparer.
Il y a une convergence sur l’idée de se séparer des “gros” jeux dont la durée est trop longue (temps d’explication/d’installation/de jeu) et qui ne peuvent pas être réutilisés lors d’animations.
Charles Sablons propose un comptage statistique de l’utilisation des jeux de l’association le jeudi et le samedi.
Il faudra ensuite décider du devenir des jeux dont nous voulons nous défaire (donner aux adhérents ? tombola ? voir avec la ludothèque ?)
Luc Rose est ouvert sur le sujet. Il émet d’ailleurs la proposition de réfléchir à un stockage commun.
Luc Rose demande ce qu’il reste dans l’armoire fermée par cadenas à la MJC.
Elle devrait être vide, à notre connaissance.
Franck Michaud propose de le vérifier.
- Partenariats
Le conseil d’administration est favorable à un partenariat avec la nouvelle boutique de jeu Mondes Fantastiques.
Quentin Ferrouillet va se renseigner auprès de cette boutique sur les conditions de partenariat qu’elle souhaite proposer.
- Démarches administratives
Thomas Bolusset va terminer la préparation du formulaire à adresser à la préfecture suite au changement de composition du conseil d’administration.
- Prochaine réunion du conseil d’administration
De façon à pouvoir approfondir les discussions sur ces différents sujets, la prochaine réunion est avancée au jeudi 12 mars 2020 à 19h15.