Compte-Rendu du Conseil d’Administration du jeudi 10 octobre 2019

Excusés : Fabien Faletto, Franck Michaud, Coline Lescure

Présents : Lucie Bezio-Mari, Michaël Bouilloux, Thomas Bolusset, Simon Dall’Aglio, Lionel Fauchard, Frédéric de Bovée

Invité : Fabrice Simonin

 

  • ALFest 2019

Fabrice Simonin, en lien avec Michel Léger, se propose de centraliser les activités  jeux de rôle en prévision de l’ALFest.

 

Fabrice Simonin propose l’animation d’un Quizz pour Geeks le samedi soir, avec possibilité d’organiser un second quizz plus familial le dimanche. Il a déjà pu récupérer des lots (orientés jeux de rôle) auprès de Black Book éditions à l’occasion du salon Octogones.

Lucie Bezio-Mari confirme que la boutique Magic Bazar offrira cette année encore des bons d’achats. Certains pourraient servir de dotation pour le quizz.

Thomas Bolusset a rapporté quelques goodies récupérés également à Magic Bazar.

 

Michael Bouilloux a reçu les kits de tournois Star Realms et Hero Realms de la part de l’éditeur Iello.

 

Fabrice Simonin propose que l’association ramène son tableau blanc pour procéder aux inscriptions des parties de jeux de rôle comme l’an dernier.

Frédéric de Bovée confirme que la MJC dispose également de tableaux blancs sur chevalets.

 

Lucie Bezio-Mari va publier ce vendredi 11/10 un programme des festivités sur l’événement Facebook.

 

Simon Dall’Aglio a fait imprimer 10 affiches et 100 flyers.

Le conseil d’administration est satisfait de la qualité de l’affiche, même si nous n’avons pas eu le temps nécessaire pour travailler au mieux les logos des partenaires : certainement enlever Wyrd, avoir un visuel plus visible pour la MJC des Romains et, nous l’espérons, ajouter les Joyeux Chaotiks l’an prochain.

Lucie Bezio-Mari a laissé 2 affiches et des flyers pour la Ludothèque et la MJC des Romains. Elle va déposer une affiche et des flyers à la boutique Magic Bazar et à son atelier jeux.

Simon Dall’Aglio prévoit de poser une affiche à Ludocortex.

 

Le site internet “www.joyeux -alfest.com” indiqué sur les affiches ne fonctionne plus. Thomas Bolusset contacte Charles Sablons pour essayer de le rétablir au plus vite !

 

Le conseil d’administration s’inquiète qu’il n’y ait pas eu beaucoup de bénévoles qui se soient manifestés.

Toutefois, Fabien Faletto a déjà constitué une équipe pour la buvette.

Nous n’avons pas de demande de buvette à faire car la MJC dispose d’un agrément annuel.

Les courses seront faites vendredi et la préparation des sandwichs démarrera le samedi matin.

Frédéric de Bovée confirme que l’installation démarrera le samedi matin entre 9h et 10h.

 

Frédéric de Bovée a effectué un inventaire du matériel que nous pouvons réutiliser : des verres “éco-cups”, un percolateur, des t-shirts.

Mais il n’a retrouvé que 4 badges d’organisateurs avec la badgeuse. Il faudra certainement en refaire.

Lucie Bezio-Mari a préparé un fond de caisse.

 

Il reste à mettre à jour la liste des jeux de l’association (Michael Bouilloux la fera jeudi soir).

Frédéric de Bovée va récupérer des tentures/rideaux pour faire les séparations d’espaces de jeux dans les salles.

 

  • Cannes 2020

Franck Michaud a réservé les chambres dans les résidences hôtelières, mais il s’inquiète de savoir si Ludocortex a réglé le solde de ce que la boutique nous doit pour Cannes 2019, car l’association va devoir avancer les frais d’hébergement.

Lucie Bezio-Mari confirme que l’association n’a pas encore reçu les 1000€ dûs par Ludocortex. Elle va refaire une facture et l’apporter en main propre.

 

Franck Michaud suggère de se renseigner auprès de Mickaël Cabot sur les modalités pour louer sa camionnette.

 

  • Jeu offert

Lucie Bezio-Mari a amené une boîte de jeu offerte à l’association par un client de la boutique Magic Bazar.

 

  • Week-end Jeux chez Véro

Le week-end jeux dans le gîte de Véronique Herscovici aura lieu le week-end des 30 novembre et 1er décembre.

Les réservations seront lancées après l’ALFest.

 

  • Buffet Canadien

Le buffet canadien de fin d’année de l’association aura lieu le samedi 14 décembre. Frédéric de Bovée confirme que la salle est aussi réservée le dimanche 15.

 

  • Prochaine réunion

La date de la prochaine réunion du conseil d’administration n’est pas fixée. Les membres présents du conseil d’administration proposent le jeudi 14 ou le jeudi 21 novembre 2019 (à 19h30), à voir notamment selon les disponibilités de Franck Michaud, car les discussions devraient principalement traiter de l’organisation de Cannes 2020, en plus de celle des 2 weeks-ends jeux de décembre.

 

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